RIDE-ON MOTORTOURS
PRIVACY & COOKIEVERKLARING

Ten behoeve van de organisatie en begeleiding van motorreizen (over de hele wereld), hebben wij persoonsgebonden gegevens nodig. Met deze privacyverklaring informeren wij welke soort dat zijn, waarvoor die gegevens worden gebruikt en welke rechten je hebt. Daarnaast blijven wij graag in contact met iedereen met wie we de passie voor het reizen met de motor, voor de Isle of Man TT en alles wat met road racing en klassieke motoren te maken heeft. Ook dat kan niet zonder een adresboek te hebben.

GA je ook mee op reis?

Indien je met ons mee op reis gaat of je maakt individueel een reis die geheel of gedeeltelijk door ons georganiseerd is, is dat alleen mogelijk als je hiervoor een boekingsformulier hebt ingevuld en ondertekend. Je bent hierna een 'deelnemer' of 'reisgenoot'.
Indien je voor andere personen wenst te boeken, dien je hiervoor door die personen gemachtigd te zijn. Een (duo)passagier(e) die achterop de motor (of in een auto, indien dit het geval is) meereist schrijft op hetzelfde formulier in en dient ook zelf te ondertekenen.

Behalve een inschrijf- of boekingsformulier, kunnen wij je vragen een deelnemersformulier in te vullen. Dit vragen we alleen wanneer we de gegevens daarop voor de organisatie en begeleiding van de reis nodig hebben.

Welke gegevens vragen wij op het inschrijf- of boekingsformulier?
Wanneer je aan een evenement deelneemt, een tour, rit of motorreis (hierna genoemd reis) boekt, worden de gegevens die je verstrekt door ons vastgelegd. Het zijn gegevens waaronder:

• Geslacht, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail
• Eerste voornaam zoals in je paspoort staat en roepnaam
• Geboortedatum
• Gegevens van je motor, merk, type en kenteken

Welke gegevens vragen wij op het deelnemersformulier?
Voor sommige reizen zijn meer gegevens nodig dan degene die je op het inschrijfformulier invult.
Dit zijn gegevens zoals:

• Gegevens die duidelijk maken hoeveel rij- en reiservaring je hebt
• Dieetgegevens (indien je deze wilt opgeven)
• Noodzakelijke medische gegevens (indien je deze wilt opgeven)
• Naam en telefoonnummer contactpersoon bij noodgevallen
• Gegevens die helpen een kamerindeling te maken (indien je deze wilt opgeven)
• Gegevens die nodig zijn om vliegreizen en overtochten per veerboot te kunnen boeken
• Gegevens die nodig zijn om visa aan te kunnen vragen
• Gegevens die nodig zijn om je te kunnen helpen om enige andere voor de reis benodigde documenten te verkrijgen
• Bedrijfsnaam en polisnummer van je reisverzekering
  
  

Waarvoor gebruiken wij de gegevens van je inschrijfformulier?

• Deze gegevens zijn allereerst nodig om je te kunnen informeren over de reis, voor relevante communicatie betreffende de boeking, voor een goede uitvoer van geplande activiteiten en om de boeking en betaling af te handelen.
• Geslacht, achternaam en eerste voornaam zoals in je paspoort staat, geboortedatum, motormerk en kenteken kunnen nodig zijn om vliegreizen en/of overtochten per veerboot te boeken en zullen voor dat doel met de betreffende (reis)dienstverleners gedeeld moeten worden.
• NAW-gegevens en gegevens over de geboekte reis, de kosten en de betaling worden verwerkt ten behoeve van de facturering en de debiteurenadministratie. Bank- en rekeninggegevens verzamelen wij niet, maar komen doordat je per bank betaalt vanzelf in onze afschriften en daarmee in de boekhouding te staan. We gebruiken deze gegevens alleen indien om enige reden een betaling gewijzigd moet worden, maar ook wanneer je teveel betaalt hebt.
• Verder kunnen je gegevens nodig zijn voor een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, zoals afhandeling van klachten, geschillen en rechtsvorderingen, voor zover jouw belang niet dient te prevaleren.
  
  

Waarvoor gebruiken wij de gegevens van je deelnemersformulier?

• Wij hebben graag enig inzicht in je rij- en reiservaring om je voor en tijdens de reis beter te kunnen adviseren. We doen dat voor jouw veiligheid en die van de andere reisgenoten en ter bevordering van de continuïteit van de reis. Verder stellen we enige vragen die kunnen helpen bij het indelen van de kamers.
• Eventuele opgegeven dieetgegevens worden gedeeld met hotels of andere samenwerkende (reis)dienstverleners die maaltijden verzorgen,  maar altijd alleen voor zover je hier toestemming voor geeft.
• Voor zover je hier toestemming voor geeft, worden medische gegevens die op jou van toepassing zijn, gedeeld met samenwerkende (reis)dienstverleners, maar alleen indien die hiervan op de hoogte dienen te zijn om door jouw gevraagde service te kunnen verlenen, en daarnaast wanneer er een situatie ontstaat die verstrekking ervan voor je eigen veiligheid of de veiligheid van derden noodzakelijk is.
• Wij verwerken mogelijk de bedrijfsnaam en polisnummer van je reisverzekeraar en/of ziektekostenverzekeraar indien deze verplicht moet worden opgegeven bij een visumaanvraag of wanneer dat met wederzijdse goedkeuring gebeurt voor door jou gekozen doeleinden.
• Indien je ervoor gekozen hebt je motor te laten vervoeren, hetzij per vrachtwagen of trailer, per trein, per (veer)boot al of niet in een container of per vliegtuig, kunnen ten behoeve van het transport en enige douaneafhandeling nog extra formulieren ingevuld en ondertekend moeten worden c.q, gegevens nodig zijn, zoals kentekengegevens, gegevens van de motorverzekering en zelfs rijbewijs of carnet de passage. Deze zullen alleen met daartoe samenwerkende transporteurs en brokers ten behoeve van de douane afhandeling worden gedeeld in zoverre noodzakelijk.

Grondslag
Wij verzamelen alleen die gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben.  Daarnaast worden gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van de onderneming en derden, voor zover jouw belangen niet dienen te prevaleren. Voorts worden gegevens verzameld om te voldoen aan wettelijke plichten waaronder in het bijzonder de plicht tot het voeren van een boekhouding. Voor de verwerking van enige dieetgegevens/ medische gegevens dien je uitdrukkelijk toestemming te verlenen.

Hoe lang bewaren wij deze gegevens?

• Tenzij anders bepaald, zullen je persoonsgegevens tot uiterlijk twee jaar na deelname aan de reis bewaard worden.
• Medische gegevens zullen na 30 dagen na de reis worden verwijderd.
• Duplicaten van enige persoonlijke documenten worden na 30 dagen na de reis verwijderd
• Voor zover gegevens nodig zijn voor de belastingadministratie worden deze gegevens gedurende de daarvoor geldende verplichte termijn (in de regel 7 jaar) bewaard.
• Van bovenstaande bewaartermijnen kan worden afgeweken wanneer de reis later dan gepland eindigt of vanwege een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden voor zover jouw belang niet dient te prevaleren. Gegevens kunnen onder meer worden bewaard bij klachten, mogelijke geschillen of rechtsvorderingen tot 2 jaar na afhandeling van de klachten, het geschil of de rechtsvorderingen.

Met wie delen wij je gegevens?

• Wij stellen je gegevens beschikbaar aan (reis)dienstverleners indien en voor zover dat noodzakelijk is voor de goede organisatie en uitvoering van de reis, voor het voorzien in de door jou aangegeven behoeften, voor jouw veiligheid of de veiligheid van anderen.
• Bij de verwerking van gegevens wordt gebruik gemaakt van - zover ons bekend - afdoende beveiligde internetverbindingen, servers en computersystemen, zowel als dat gaat om samenwerkende (reis)dienstverleners binnen als buiten de EU. Alle (reis)dienstverleners zijn zelf verantwoordelijk voor de correcte verwerking van jouw gegevens en zijn gebonden aan de regels omtrent privacy die gelden in dat land.

NIEUWSBRIEF

Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen je e-mail adres.

Waarvoor wordt deze gebruikt?
Wanneer je je op de nieuwsbrief abonneert of klant bij ons bent, wordt je e-mail adres gebruikt om de digitale nieuwsbrief naar je toe te sturen. Tevens doen wij moeite - indien je daarom gevraagd hebt - om je over specifieke reizen apart op de hoogte te houden/stellen zodat je informatie eerder en in een persoonlijke mail krijgt toegestuurd

Grondslag
Bent je nog geen klant, dan verwerken wij jouw gegevens voor zover je ons toestemming hebt gegeven voor het gebruik ervan c.q. versturing van de nieuwsbrief of alleen informatie over één specifieke reis. Ben je reeds klant dan versturen wij je een nieuwsbrief op grond van het gerechtvaardigd commerciële belang van de onderneming bij het versturen van het meest actuele aanbod aan haar klanten.

Hoe lang bewaren wij je e-mail adres?
Je mailadres worden voor deze doeleinden bewaard totdat je je afmeld. Afmelden kan door de nieuwsbrief te beantwoorden.

Met wie delen we je e-mail adres?
Momenteel nog met niemand. Voor het versturen van de nieuwsbrief zullen we in de toekomst gebruik gaan maken van een extern mailprogramma.

BEVEILIGING

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Wij nemen alle passende organisatorische en technische voorzorgsmaatregelen om alle persoonsgegevens te beveiligen en eisen van derden die persoonsgegevens voor ons verwerken dat zij hetzelfde doen. Dit houdt onder meer in dat:

• toegang tot enige persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens behoren te verwerken door fysieke en digitale toegangsbeperking.
• ons netwerk, de dataopslag en het datatransport is beveiligd - en waar dit passend is versleuteld - volgens de actuele beveiligingsstandaarden.
• het privacybeleid jaarlijks wordt geëvalueerd op effectiviteit.

JOUW RECHTEN

• Je hebt het recht je persoonsgegevens in te zien en het recht je persoonsgegevens te corrigeren.
• Je hebt het recht dat wij je persoonsgegevens wissen voor zover
• deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en daarmee verenigbare doelen, of;
• de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming en je deze toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is, of;
• de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, je bezwaar maakt tegen de verwerking en jouw belang prevaleert boven gerechtvaardigde belangen van de onderneming en derden.
• Je hebt het recht op beperking van de verwerking.
• Je hebt het recht op een digitale kopie van de door je aan ons verstrekte persoonsgegevens.
• Je hebt het recht gegeven toestemming in te trekken.
• Je hebt het recht om vanwege een specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van  je persoonsgegevens voor zover de verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden.
• Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen gebruik van je persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden.
• Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kun je richten aan onderstaand e-mailadres of postadres. Om ons te helpen met het verwerken van je verzoek dien je je te kunnen legitimeren.

WIJZIGINGEN Wij dienen deze privacyverklaring af en toe aan te passen, onder meer vanwege veranderingen op de website, gewijzigde verwerkersdoeleinden, gewijzigde werkwijze of vanwege veranderende regelgeving. We zullen de inhoud van de verklaringen eenzijdig en zonder voorafgaande melding wijzigen.

VRAGEN, OPMERKINGEN & KLACHTEN Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens, dan vernemen wij dat graag van je via onderstaand e-mailadres. Wij reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken.

VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING Onderstaande onderneming is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

BEDRIJFSNAAM: Ride-on MotorTours
ADRES: 's Heerenbergseweg 10, 7038CC Zeddam
E-MAIL: info@ride-onmotortours.com

COOKIEBELEID Cookies zijn bestanden die een website op je computer, tablet of smartphone zet en data terugstuurt naar de website die het plaatst. In je Internetbrowser kunt je altijd cookies verwijderen en ook instellen of je cookies wilt accepteren of blokkeren. Hieronder zullen wij uitleggen welke vormen van cookies worden gebruikt op onze website.

Functionele en analytische cookies
Om de website goed te laten functioneren wordt gebruik gemaakt van functionele cookies. Om goed in staat te zijn onze website aan te passen aan de algemene wensen en interesses van de bezoeker, maken wij gebruik van analytische cookies. Deze cookies stellen ons in staat te kijken hoe de website wordt gebruikt, welke pagina’s problemen opleveren bij bezoekers, welke interessant zijn, enzovoorts. Deze gegevens zijn voor ons van belang om voor je een prettige website ervaring te blijven ontwikkelen. Op de website meten wij bezoekinformatie met [http://www.onestat.com/default-nl.aspx].

Cookies van derden
Bij gebruik van onze website kunnen andere partijen [zoals facebook/twitter] cookies plaatsen nadat je hiermee akkoord bent gegaan. Voor de uitleg over deze cookies verwijzen wij naar de privacy- en cookieverklaring van deze partijen.

Meer informatie over cookies vindt je op de website van de consumentenbond: https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/wat-zijn-cookies